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5 dicas para tornar sua reunião de trabalho mais produtiva

Por mais que muitas pessoas ainda façam cara feia, participar de reuniões de trabalho já é parte da rotina das empresas, independente do tamanho das organizações. Isso porque essa é uma das formas mais simples de integrar uma equipe em torno de um projeto, compartilhar expectativas e propor soluções para problemas enfrentados no dia a dia.

Por isso, essas reuniões podem afetar diretamente a produtividade dos seus funcionários: para o bem, quando são bem conduzidas e cumprem com o que deveriam; ou para o mal, nas ocasiões em que há má condução do grupo e a objetividade perde espaço. Neste artigo, vamos mostrar como deixar sua reunião de trabalho mais produtiva em 5 passos simples!

 

Siga horários

Definir horários aproximados de começo e fim para sua reunião de trabalho é algo extremamente produtivo, principalmente porque as pessoas sabem o tempo que terão para discutir cada assunto. Assim, elas focam no que mais importa.

Além disso, se uma reunião é mais curta, os participantes podem voltar rapidamente para suas funções sem comprometer a execução de outras atividades importantes.

 

Tenha uma pauta

Pode parecer algo simples, mas ter uma pauta faz muita diferença no resultado final da sua reunião de trabalho. Além de torná-la mais produtiva, a pauta ajuda a organizar a sequência de temas que serão discutidos. Dessa forma você evita que assuntos menos importantes ou que não são pertinentes àquela reunião dominem as discussões.

Se esse encontro for destinado à apresentação de relatórios ou pareceres técnicos, por exemplo, isso deve estar claro para que todos possam se preparar. Se for pertinente, faça o envio desses dados junto com a pauta, antes da reunião acontecer.

 

Chame as pessoas certas

Outro ponto importante para a produtividade das reuniões é a presença exclusiva das pessoas interessadas no assunto central da discussão. Por exemplo: entre convocar uma grande reunião com todos os setores da empresa, em que uma parte dos participantes sempre vai ficar deslocada, e reuniões menores, nas quais apenas os principais envolvidos em determinado projeto participam, prefira a segunda opção. Claro que grandes reuniões podem ser necessárias, mas elas devem ser menos comuns.

 

Evite conversas desnecessárias

Quando pessoas estão reunidas, é natural que haja alguma interação entre elas. Numa reunião de trabalho isso é fundamental, inclusive, mas quem a conduz deve ter o controle de tudo, principalmente quando conversas paralelas sobre qualquer assunto começarem a ganhar corpo.

Além de dispersar quem está de fato envolvido com o tema da reunião, pode fazer com que uma possível solução para o problema discutido nem seja apresentada à equipe e afetar a produtividade da empresa. Mas se você observar com cuidado o ponto anterior que mencionamos aqui, provavelmente isso não vai acontecer.

 

Distribua funções

Terminada a reunião, alguns assuntos podem ficar sem uma solução específica, mas com responsáveis por fazer com que eles sejam resolvidos no curto ou médio prazo. Por isso, deixar claro quem será o responsável por executar cada tarefa decidida na reunião é fundamental.

 

Depois disso, não se esqueça de acompanhar a produtividade dos funcionários. Isso é importante para certificar que eles estão desempenhando as funções que foram designadas.

 

Fonte: Produttivo

 

Imagem: Bigstock by Rido81

 

 

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